Was ist OCR und welche Vorteile bietet es für Unternehmen?

OCR-Systeme (Optical Character Recognition) steigern die Unternehmenseffizienz in verschiedenen Bereichen wie Produktion, Logistik, Qualität oder Einkauf und sind eine Revolution auf dem Gebiet der Automatisierung des Dokumentenmanagements.

Was ist OCR?

OCR oder Optical Character Recognition (optische Zeichenerkennung) ist, wie der Name schon sagt, ein System, das gedruckte oder eingravierte alphanumerische Zeichen durch die Erfassung eines Bildes identifiziert. Diese Technologie wird zum Lesen von Codes und zur Digitalisierung von Texten eingesetzt und ermöglicht die autonome Verwaltung von Informationen, was Zeit spart, Fehler vermeidet und die Effizienz erhöht.

Die optische Zeichenerkennung wird beispielsweise zur Lokalisierung von Artikeln im Lager oder zur Erkennung von aufgedruckten Hinweisen auf Teilen oder Produkten eingesetzt, um die Verwaltung der ein- und ausgehenden Bestände zu automatisieren, Produktions- oder Verfallsdaten zu verfolgen, Qualitätskontrollsysteme effizienter zu gestalten oder die Rückverfolgbarkeit zu optimieren.

Aber, wie wir bereits erwähnt haben, sind sie nicht nur für das Lesen einzelner Zeichen nützlich, OCR-Systeme können für die Digitalisierung von gedruckten Dokumenten jeglicher Art verwendet werden: Rechnungen, Lieferscheine, Tickets, Verträge, Quittungen und vieles andere.

Mit dieser Anwendung ist die optische Zeichenerkennung zum perfekten Verbündeten von Dokumentenmanagementsystemen geworden, die für die Optimierung der Arbeit in Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind. Die Automatisierung der Verwaltung des Dokumentenflusses in den Unternehmen verschafft Zeit, erhöht die Effizienz und verbessert die Sicherheit.

Was sind Dokumentenmanagementsysteme?

Dokumentenmanagementsysteme sind die Gesamtheit der Techniken, die es ermöglichen,

die Verarbeitung von Dokumenten zu automatisieren. Die Bearbeitung von Rechnungen, Lieferscheinen, Gehaltsabrechnungen usw. erfordert viel Zeit von den Teams, die die Dokumente erfassen, die für jedes einzelne Dokument die erforderlichen Schritte durchführen, sie an die für die einzelnen Aktionen zuständigen Personen weiterleiten und sie dann ablegen und speichern müssen. Eine zeitraubende Arbeit, denn es gibt zahlreiche Vorgänge, die täglich eröffnet werden und die unter Kontrolle gehalten werden müssen.

In diesem Zusammenhang spart die Dokumentenverwaltung Zeit und Platz, erhöht die Kontrolle über die Dokumente, ermöglicht eine größere Sicherheit durch die Anfertigung von Kopien und die Festlegung von Zugangscodes und erleichtert die Abfrage von Informationen, neben vielen anderen Möglichkeiten.

OCR in der Dokumentenverwaltung

Wie wir gesehen haben, scannt die OCR-Software Dokumente jeglicher Art, analysiert deren Inhalt und extrahiert die darin enthaltenen Informationen. Auf diese Weise werden Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Tickets in strukturierte Daten in digitalem Format umgewandelt und ihre Verwaltung wird automatisiert, was zu einem Effizienz- und Zeitgewinn führt.

Mit anderen Worten: Sobald die Informationen mithilfe der OCR-Technologie aus dem Papierdokument erfasst wurden, verarbeiten die Dokumentenmanagementsysteme selbst die gesammelten Informationen automatisch, sowohl für die Einhaltung der erforderlichen Verwaltungsverfahren als auch für die Archivierung. Und dieser letzte Punkt ist nicht weniger wichtig als die Dokumentenverarbeitung. Es kann sein, dass wir eine Rechnung, einen Vertrag oder einen Lieferschein von vor Jahren brauchen. Jetzt aber, ist es einfach und schnell zu finden, weil alle Informationen digitalisiert an einem Ort gespeichert sind, während es früher notwendig war, verschiedene Aktenschränke zu durchsuchen, um das gewünschte Dokument zu finden.

Aber OCR-Systeme haben noch mehr Vorteile. Sie ermöglichen nicht nur die Automatisierung der Verwaltung und die Organisation und Speicherung von Dokumenten, um die Suche zu vereinfachen, sondern auch die Bearbeitung der Informationen durch Hinzufügen von Daten oder Löschen von Datensätzen. Kurz gesagt, sie ermöglichen es, die Dokumente auf dem neuesten Stand zu halten und an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.

OCR auf der Grundlage von Deep Learning

Die optische Zeichenerkennung befasst sich auch mit komplexeren Lesungen, z. B. auf Kunststoffen, Metallgravuren, auf gebogenen Materialien usw. Um auf komplexe Identifizierungen reagieren zu können, wurden Deep-Learning-Lesesysteme entwickelt, die verschiedene mögliche Versionen der Zeichen lernen, um sie zu erkennen, wenn sie nicht ihr optimales Bild zeigen.

Um den Maschinen etwas beizubringen, werden Bilder der Zeichen in verschiedenen Versionen gesammelt, ihre Merkmale werden gekennzeichnet, das Modell wird trainiert und seine Leistung wird validiert. Nach diesem Prozess ist es möglich, alphanumerische Zeichen zu erkennen, die verformt, glänzend, teilweise gedruckt, in verschiedenen Positionen oder mit geringem Kontrast sind.

Vorteile von OCR

• Digitale Umwandlung und automatische Speicherung von gedruckten Dokumenten.
• Platzersparnis.
• Erhöhte Sicherheit bei der Aufbewahrung von Informationen.
• Zugänglichkeit und Zeitersparnis bei Suchaufgaben.
• Vollständige Kontrolle über den Lebenszyklus des Dokuments mit der Möglichkeit, Dateien zu aktualisieren, Informationen hinzuzufügen oder Datensätze zu löschen.