Bedarfsprognose: Ihre Einkaufsbedürfnisse auf einen Blick

Heutzutage dreht sich die Welt sehr schnell, und Unternehmen müssen sich an die Marktbedürfnisse anpassen, ebenso wie ihre Teams, wenn man in einem komplexen globalen Kontext wettbewerbsfähig sein will, verschärft durch die Gesundheitskrise, die wir erleben, die das Produktionsgefüge im erwarteten wirtschaftlichen Aufschwung Ende dieses Jahres und 2022 weiterhin auf die Probe stellen wird.

In diesem Kontext ist, wie wir bereits mehrfach erwähnt haben, die Prozessautomatisierung von grundlegender Bedeutung, um Effizienz und Rentabilität zu steigern. Neue Technologien ermöglichen es uns, Hilfssysteme für das Unternehmensmanagement in allen Geschäftsbereichen und Abteilungen einzusetzen.

Die Entwicklung und Demokratisierung von Big Data, künstlicher Intelligenz und Algorithmen ermöglichen die Implementierung von Systemen für vorausschauende Wartung, maschinelles Sehen oder Bedarfsprognosen in jeder Unternehmensumgebung, unabhängig von ihrer Größe. In diesem Beitrag werden wir uns auf Letzteres konzentrieren, um das Potenzial zu untersuchen, das es bietet, wie die Beschleunigung von Aufgaben, die Vereinfachung der Entscheidungsfindung, die Steigerung von Effizienz und Rentabilität sowie die Verringerung der Unsicherheit.

Zukunftsprognosen

Zunächst, um einen Überblick zu erhalten, gehen wir davon aus, dass Systeme zur Bedarfsprognose, Bestandsverwaltung und Einkaufsplanung, die auf Algorithmen der künstlichen Intelligenz basieren, vorhersagen, wie sich die Verkäufe in Zukunft entwickeln werden. Das heißt, sie zeigen uns, als hätten wir eine Kristallkugel, welche unserer Referenzen in welchen Mengen zu einem bestimmten Zeitpunkt nachgefragt werden.

Diese Informationen ermöglichen es, auf der Grundlage des realen Kontextes zu arbeiten, dem wir uns stellen werden, und ermöglichen eine angemessene Lagerverwaltung, wodurch Überbestände oder fehlende Einheiten vermieden werden – beides Situationen, die zu wirtschaftlichen Verlusten und Kundenverlusten führen können. Ersteres, ein Überangebot an Referenzen, bindet Kapital, erhöht das Risiko von Verlusten durch Veralterung und verbraucht Lagerplatz. Letzteres kann zum Vertrauensverlust bei Käufern führen, denen das gewünschte Produkt nicht, zumindest nicht zum gewünschten Zeitpunkt, geliefert werden kann.

Im Falle unseres eigenen Tools, das wir kennen und für das wir Ihnen konkrete Beispiele geben können, steuert Purchases nicht nur Prognosen, sondern auch Lagerbestände, die Lieferzeiten der Lieferanten und laufende Bestellungen, schlägt automatische und geplante Einkäufe auf Basis der oben genannten Parameter und der Bedarfsprognose vor und ermöglicht die Festlegung parametrierbarer Alarme zur Steuerung wichtiger Ereignisse und zur Gewährleistung des Serviceniveaus.

Einfache und intuitive Visualisierung

Der Nutzen all dieser Informationen ist unbestreitbar, erfordert jedoch die Unterstützung einer benutzerfreundlichen und einfachen visuellen Umgebung, die die Arbeit mit diesen Parametern intuitiv und schnell macht. Um den Wert von Bedarfsprognosesystemen zu steigern, ist es notwendig, auf einen Blick die Bedürfnisse der Einkaufsabteilungen zu erkennen.

In unserem Fall ist die Visualisierung mit Purchases flexibel und passt sich den Kundenbedürfnissen an, dank eines Standards zur Informationsorganisation, der uns relativ unabhängig von der gewählten Visualisierungssoftware macht. Wir haben das Tool erfolgreich implementiert und an Visualisierungen in Power BI, Qlik Sense, Tableau… angepasst, obwohl wir aufgrund von Preis und Vielseitigkeit derzeit Power BI empfehlen.

Wie in Abbildung 1 dargestellt, können wir auf einen Blick schnell und einfach alle notwendigen Informationen für die Verwaltung eines bestimmten Produkts überprüfen: die Entwicklung des erwarteten Verbrauchs in verschiedenen Märkten; die Entwicklung des Lagerbestands; den prognostizierten durchschnittlichen Tagesverbrauch (CMD), die tatsächliche Transitzeit der Bestellungen (RRT), den Manövrierbestand, den Sicherheitsbestand, die verbleibenden Tage bis zum optimalen Bestelldatum und das Bestelldatum selbst. Darüber hinaus erscheint im von uns gewählten konkreten Beispiel eine Warnung vor einem Lagerengpass, die die Einkaufsabteilungen dringend auffordert, das angefragte Produkt zu beschaffen.

Wie wir sehen, vereinfacht sich die Arbeit mit einem Bedarfsprognosesystem und agilen Dashboards, da alle Informationen an einem Punkt gesammelt und aufbereitet werden, um eine vollständige Übersicht zu bieten, nicht nur über den aktuellen Zustand des Lagers, sondern auch über zukünftige Bedürfnisse – und genau das ist der Schlüssel. Die Planung basiert somit nicht mehr auf der Erfahrung und Intuition der Teams, sondern auf Gewissheiten, was es ermöglicht, die Abläufe an die tatsächlichen Bedürfnisse anzupassen, Zeit, Kosten und mögliche Verluste zu minimieren und Gewinne und Sicherheit zu maximieren.

Und das ist keine leere Behauptung:

• die geschätzte Bestandsreduzierung in der ersten Implementierungsphase übertrifft 15 %

• es wird eine höhere Verhandlungskapazität mit Lieferanten erzielt, dank der Bedarfsprognose

• ermöglicht die Implementierung von Direktlieferstrategien zwischen Lieferant und Kunde für Referenzen mit höherem Veralterungsrisiko.

• wie bereits erwähnt, werden die Veralterungs- und Risikostufen reduziert, da diese Tools die Erkennung von Überbeständen bei langsam drehenden Referenzen ermöglichen.

• die Automatisierung der Einkaufsverwaltung führt zu einer erheblichen Reduzierung des Zeitaufwands für die Analyse der Planung und Definition der Einkaufsbedürfnisse, die zudem viel effizienter sind.

• die Bedarfsprognose ermöglicht es auch, verwandte Artikel vom selben Lieferanten zu erwerben, wodurch das Transportnetz optimiert und die Lieferkosten verbessert werden.

• verleiht Reaktionsfähigkeit bei Nachfrageschwankungen

• Die Arbeit mit prädiktiven Analysen liefert zuverlässige (multivariable) Informationen, um zukünftige Entscheidungen zu verbessern, sowohl bei Verhandlungen mit Lieferanten als auch für die Einführung von Marketingkampagnen, Angeboten zur Reduzierung von langsam drehenden Beständen usw.