Personalverwaltung mit Business Intelligence

Wie bereits in anderen Beiträgen erwähnt, verwenden die Unternehmen seit geraumer Zeit Business-Intelligence-Systeme. In der Regel waren es die Finanz- und Vertriebsabteilungen, die davon am stärksten Gebrauch machten. Das erscheint logisch, denn in diesen Abteilungen spielt die Informationsanalyse eine offensichtliche Rolle beim Optimieren der Entscheidungsfindung. Jedoch beeinflussen nicht nur die Finanz- und Vertriebsabteilung den Erfolg eines Unternehmens.

Die Personalabteilungen sind für die Unternehmensziele entscheidend, denn sie sind dafür verantwortlich, dass die Unternehmensangehörigen einen maximalen Wert erarbeiten.

Heute erzeugen diese Abteilungen so viele Daten wie nie zuvor. Sie verwalten nicht nur die Angaben über die Gehälter der Mitarbeiter, sondern speichern auch Daten über Ausgleichszahlungen, Gewinne und Erfahrung und Ausbildung der Mitarbeiter sowie zur Personalplanung und -kontrolle, zum Management der Arbeitsschichten, zur Anwesenheitskontrolle und über Leistungszeiten, Arbeitsunfallquoten etc.

Das Hauptproblem liegt darin, dass die Umwandlung dieser Daten in nützliche Informationen für die täglichen Verwaltungsaufgaben und die strategische Entscheidungsfindung ausgesprochen schwierig ist. Daher ist es praktisch unmöglich, dies effizient manuell zu bewerkstelligen. Hier können sich Business Intelligence-Tools als wahre Wunderwaffe erweisen, da sie den Personalleitern Schlüssel in die Hand geben, um ihre Abteilung kontinuierlich zu optimieren.

Schlüsselelemente für den Einsatz von Business Intelligence im Personalwesen

Die der Personalabteilung gewöhnlich zur Verfügung stehenden Daten lassen sich in der Regel in drei Kategorien einteilen:

• Daten über Gehaltsabrechnungen, Vergütungen und Personalverwaltung
• Daten zu Personalplanung und -kontrolle: Schichten, Kontrolle der Arbeitszeiten, Anwesenheiten etc.
• Daten zum Talent-Management, vom Eintritt einer Person bis zu ihrer Entwicklung im Unternehmen.

BI-Systeme organisieren alle diese Daten, wandeln sie in Informationen um und visualisieren sie mithilfe messbarer Indikatoren als Basis für die Entscheidungsfindung.

Folgende wichtige Aspekte lassen sich überwachen:

• Kostenkontrolle: Sie ermöglicht die Feststellung der Personalkosten, ihre zeitliche Entwicklung, die Analyse ihrer Verteilung nach Profilen, geografischen Gebieten, Geschlecht, Alter oder anderen demografischen Gesichtspunkten, den Vergleich der Gehälter mit marktüblichen Gehältern, Kriterien für die interne Einkommensgleichheit etc.
• Personalverwaltung: die Beschäftigungsstruktur des Unternehmens im Lauf der Zeit, und die Personalfluktuation aus diversen unternehmerischen, demografischen oder geografischen Perspektiven.
• Produktivität: die Messung, wie jeder Mitarbeiter zum Umsatz des Unternehmens und seiner Entwicklung mit der Zeit beiträgt. Vergleich mit anderen Mitarbeitern oder bestimmten Kontrollgruppen.
• Abwesenheitskontrolle: Entwicklung und wirtschaftliche Auswirkungen von Fehlzeiten, Anwesenheitskontrolle und Berechnung der Arbeitsunfallquoten.
• Talentmanagement: Der Erfolg eines Unternehmens basiert darauf, zum Erreichen der Unternehmensziele die richtigen Personen mit der notwendigen Erfahrung, dem erforderlichen Wissen und zu jeweils angemessenen Kosten zu finden. Die Kenntnisse über das Talent, über das wir verfügen und das wir an den jeweiligen Arbeitsplätzen benötigen, sind ein kritischer Aspekt, um Beschäftigungs-, Schulungs- und Vergütungspläne für unsere Belegschaft festzulegen.
• Motivation und Arbeitsklima: Ein weiterer Aspekt, der im Personalbereich zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die Erzeugung von Motivation und die Schaffung eines guten Arbeitsklimas. In diesem Zusammenhang sind die Verarbeitung der Informationen über Personalabgänge im Unternehmen und Daten aus Umfragen über Vorschläge und Leistungsverhalten der Mitarbeiter relevant.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Business Intelligence-Systeme, die das Visualisieren der Entwicklung von Schlüsselindikatoren und von eventuellen Abweichungen ermöglichen, für Personalleiter nicht mehr wegzudenken sind.