Ganzheitliches Bestandsmanagement mit intuitiven und übersichtlichen Dashboards

Wir leben in einer schnelllebigen Welt, in der jede Sekunde zählt. Die Digitalisierungsprozesse, die wir in allen Branchen erleben, haben selbst alltäglichste Tätigkeiten wie Einkaufen, Informationsbeschaffung oder Kommunikation beschleunigt. Unser Umfeld wird in Bezug auf zeitliche Vorgaben aus zwei Hauptgründen immer anspruchsvoller: Erstens ist die Notwendigkeit entstanden, Wünsche sofort zu erfüllen, Probleme sofort zu lösen und Antworten sofort zu geben. Zweitens führt das Tempo, dem wir täglich ausgesetzt sind, zu einem chronischen Zeitmangel.

Diesen Wettlauf gegen die Zeit führen wir sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld, in dem die notwendige Schnelligkeit, von der wir sprechen, einen wichtigen Verbündeten in den Daten gefunden hat. Denn auch wenn unsere Welt schnell ist, ist sie zugleich voller Informationen, die wir heute in Echtzeit sammeln, verarbeiten und zu unserem eigenen Vorteil nutzen können.

Im industriellen Bereich, unserem wichtigsten Tätigkeitsfeld, sind diese beiden Faktoren – Zeit und Information – entscheidend und eng miteinander verknüpft. Daher konzentrieren sich alle Anstrengungen darauf, beide zu vermehren: Produktions- und Reaktionszeit für Entscheidungen zu gewinnen und Daten zu nutzen, um Prozesse zu optimieren, die uns letztlich – und damit schließt sich der Kreis – zu der so ersehnten Zeit verhelfen.

Bedarfsprognose

Um dies anschaulicher zu machen, betrachten wir ein Beispiel. Wir konzentrieren uns auf die Vorteile von Systemen zur Bedarfsprognose, konkret auf Purchases, um industrielle Prozesse entlang der gesamten Lieferkette effizienter zu gestalten, Zeit zu gewinnen oder ihr sogar voraus zu sein und damit Produktivität und Rentabilität zu steigern.

Mit Tools zur Bedarfsprognose lassen sich künftige Verkäufe vorhersagen, was die Arbeit erheblich vereinfacht – zunächst im Lager, mit entsprechenden positiven Auswirkungen auf alle weiteren Glieder der Geschäftskette. Als hätten wir eine Glaskugel: Wenn wir die zukünftige Nachfrage unseres Bestands kennen, können wir den Lagerbestand an unsere Bedürfnisse anpassen, Überbestände vermeiden und die gefürchteten Fehlbestände verhindern. So entfällt das Risiko von Verlusten durch Veralterung, wird Lagerplatz eingespart, der Kundenservice verbessert, die Entscheidungsfindung vereinfacht und präziser gestaltet, gebundenes Kapital vermieden und eine lange Liste weiterer Vorteile erzielt, die sich direkt auf die Rentabilität des Unternehmens auswirken.

Um dieses Ziel zu erreichen, müssen – stark vereinfacht dargestellt – sowohl intern (ERP, IoT, CRM, historische Aktivitätsdaten usw.) als auch extern (Kalender, Wetter, Markt usw.) generierte Daten erfasst, mit Vorhersagealgorithmen verarbeitet und in eine sehr einfache, visuelle Sprache übersetzt werden, die es ermöglicht, den Zustand des Bestands sowie unmittelbare und zukünftige Bedürfnisse auf einen Blick zu erkennen – und damit die kostbare Zeit zu gewinnen, die uns fehlt. Sehen wir uns das anhand echter Screenshots an.

Einkauf

Im konkreten Fall von Purchases lässt sich auf sehr einfache und visuelle Weise, auf einen Blick, die beschreibende Situation unserer historischen Einkäufe nach Produkt und Lieferant erkennen, einschließlich des Verzögerungsrankings jedes einzelnen Lieferanten.

Wie in Abbildung 1 zu sehen ist, finden wir alle notwendigen Informationen zu den Einkäufen an einem einzigen Ort – einem intuitiven und dynamischen Dashboard, das die Anzahl der Bestellungen, Bestellpositionen, durchschnittliche tatsächliche Transit Time, Prozentsatz termingerechter Positionen, Verzögerungstage bei der Lieferung, Entwicklung der Einkäufe, meistgekaufte aktive Produkte, Entwicklung der Einkäufe nach Produkt, Lieferantenranking nach Verzögerung und von jedem Lieferanten bestellte Mengen anzeigt. Das heißt, alle für die Auftragsverwaltung nützlichen Informationen befinden sich auf einem einzigen, in Echtzeit aktualisierten Bildschirm.

Verkäufe

Ebenso werden die Verkäufe dargestellt. In diesem Fall können wir anhand der Überwachung von Schlüsselkennzahlen den beschreibenden Bericht über die historischen Verkäufe nach Produkt und Markt einsehen, mit Angabe der meistverkauften aktiven Artikel.

Die in diesem Fall angezeigten Informationen umfassen die globale Entwicklung der Verkäufe, die Entwicklung der Verkäufe nach Produkt, die meistverkauften aktiven Produkte, die meistverkauften aktiven Produkte nach Markt, die Verteilung der Verkäufe nach Markt, die Anzahl der Verkaufsaufträge, die Anzahl der Verkaufspositionen sowie die Servicetage. Auch hier werden alle Informationen auf einem einzigen dynamischen Bildschirm gebündelt, der es ermöglicht, auf einen Blick alle für das tägliche Management benötigten Daten zu erfassen.

Bestände

Purchases zeigt zudem den Bestandsstatus an, unter Berücksichtigung der verkaufsbasierten Umschlagshäufigkeit, mit einer ABC/XYZ-Klassifizierung aller Produktreferenzen.

Wie in Abbildung 3 zu sehen ist, zeigen fünf Diagramme die Streuung des ABC/XYZ-Bestands, den aktuellen ABC/XYZ-Bestand, den aktuellen Bestand nach Markt, den Bestand an aktiven/gesperrten Artikeln sowie den nicht verkaufsfähigen Bestand. Als Datenübersicht werden zudem der durchschnittliche Verbrauch, die Bestandsumschlagshäufigkeit, die Bestandsreichweite in Tagen, die heutige Bestandsmenge (verkaufsfähig und nicht verkaufsfähig) sowie das Bestandsdatum erfasst.

Prognosen + Einkaufsvorschläge

Werfen wir abschließend einen Blick auf das Dashboard für Bedarfsprognosen, das einen Bereich mit automatisierten Einkaufsvorschlägen enthält, um die Arbeit der Teams zu erleichtern und die Entscheidungsfindung zu vereinfachen.

In diesem Dashboard sehen wir als besonders relevanten Punkt die Verkaufsprognose nach Referenz und den Einkaufsvorschlag (unten rechts) für Produkte, bei denen ein potenzieller Fehlbestand droht. Diese wichtige Information wird ergänzt durch die Entwicklung von Verbrauch/Prognose, die erwartete Bestandsentwicklung, Verkäufe nach Produkt und Markt, die Entwicklung von Verbrauch/Prognose nach Markt sowie eine Zusammenfassung der Bestellungen der nächsten 60 Tage.

Mehr Zeit für Planung, weniger Zeit für Entscheidungen

Wie wir sehen, bieten uns Tools zur Bedarfsprognose, konkret Purchases, alle notwendigen Informationen zu Einkäufen, Verkäufen, Beständen und der Vorhersage zukünftiger Entwicklungen, mit automatisierten Einkaufsvorschlägen und konfigurierbaren Alarmen, um die Entscheidungsfindung zu vereinfachen und präziser zu gestalten.

Die Planung für die Lagerteams ist jetzt viel einfacher, da detaillierte Informationen vorliegen – nicht nur über historische Daten und den aktuellen Zustand, sondern auch über zukünftige Entwicklungen. Die Aufgaben der Beschaffung und Bestandsverwaltung werden dadurch deutlich effizienter, da nur der Bestand beschafft oder produziert wird, der voraussichtlich auch abgesetzt wird – wodurch die Risiken von Überbeständen und Fehlbeständen vermieden werden. Dies wirkt sich zudem auf die gesamte Lieferkette aus, da Produktion, Marketing, Finanzen und Logistik ihre Maßnahmen auf der Bedarfsprognose für die jeweiligen Referenzen aufbauen – mit insgesamt mehr Effizienz, Rentabilität und der zu Beginn des Artikels angesprochenen Zeitersparnis.

Wie bereits erwähnt, haben Unternehmen, die ihre Bestandsmanagement-Strategie auf Systeme zur Bedarfsprognose stützen, mehr Reaktionszeit und mehr Zeit für die Einkaufsplanung, während sie weniger Zeit für die – deutlich einfachere – Entscheidungsfindung benötigen. Zudem verfügen sie über deutlich mehr Informationen in dynamischen, einfachen und intuitiven Dashboards, um Prozesse entlang der Lieferkette zu optimieren und so auch Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Kehren wir zu den beiden eingangs genannten Herausforderungen zurück, so gewinnen Unternehmen mit Systemen zur Bedarfsprognose Planungszeit und benötigen weniger von der Zeit, die ihnen fehlt, für Analyse- und Entscheidungsprozesse.